Som småföretagare är det mycket viktigt att du har förståelse för ditt företags ekonomi. Du måste veta hur du räknar på din verksamhet, hur du ska läsa ekonomiska rapporter och analysera dina siffror. Det är därför viktigt att du lär dig grundläggande kunskaper i ekonomi. Många tycker att ekonomi är svårt, men egentligen handlar det bara om att hushålla med begränsade resurser, och då främst tid och pengar, genom att säkerställa att mer pengar kommer in än går ut.
När du startar ditt företag blir du bokföringsskyldig, vilket innebär att du löpande ska bokföra alla affärshändelser. Detta ska göras i kronologisk ordning i en s k grundbok och i systematisk ordning i en s k huvudbok. Bokföring handlar alltså egentligen om att ordna och hantera de ekonomiska händelserna i ditt företag. De olika ekonomiska händelserna ska bokföras genom s k dubbel bokföring (se definition nedan). Alla poster i företagets bokföring ska ha ett verifikationsunderlag, alltså ett bevis på att dessa affärshändelser ägt rum, i form av fakturor, kvitton, bankutdrag etc. Du är skyldig att spara alla dina bokföringshandlingar i 10 år.
Genom din bokföring kan du ta fram olika sorters information för dig och andra intressenter, t ex långivare. Du kan med hjälp av din bokföring bl a lättare följa och analysera dina ekonomiska mål exempelvis lönsamhet, hur snabbt du omsätter ditt lager, hur stora kundfordringar företaget har eller företagets betalningsförmåga. Den grundläggande och viktigaste informationen från din bokföring är dock företagets resultatrapport som visar företagets resultat och balansrapport som visar företagets ekonomiska ställning.
Som småföretagare kan du välja att sköta den ekonomiska biten själv eller leja en revisor att göra det åt dig. Vilket av alternativen du än väljer är det viktigt att du har grundläggande ekonomisk kunskap och förståelse för ekonomiska termer inte minst för att bättre förstå och kunna ställa krav på de rapporter och övrigt ekonomiskt underlag som du får från din revisor.
Om du väljer att sköta ekonomin själv finns det många bra och billiga bokförings- och faktureringsprogram som du kan ta hjälp av. Tänk dock på att för varje timme som du spenderar på ekonomisk administration förlorar du en potentiell debiterings- eller försäljningstimme. Därför kan det ibland av tidsskäl vara mer effektivt att anlita en bokföringsbyrå. Dessutom kan det vara skönt att ha en kunnig person att diskutera din ekonomi med. Se dock till att få offert från valda bokföringsbyråer så att du i förhand vet vad det kommer att kosta. Eftersom det är vanligt med att man betalar per timme blir det oftast billigare ju bättre ordning du har på dina papper. Även om du väljer att anlita en revisor så är du personligen ansvarig för att bokföringen sköts på rätt sätt, du kan alltså inte åberopa ansvarsfrihet om det är några felaktigheter i din bokföring.
Dubbel bokföring
Dubbel bokföring är det vanligaste sättet att bokföra de affärshändelser som sker i företaget. Det innebär att varje affärshändelse bokförs på minst två konton så att samma summa skrivs på debetsidan som på kreditsidan. Vid en affärshändelse, eller transaktion som det också kallas, flyttas pengar från ett konto till ett annat, man krediterar det konto där pengar tas ifrån och debiterar det konto där pengar sätts in. Skillnaden mellan debet och kredit för ska alltid vara noll, vilket gör metoden lätt att kontrollera. För att illustrera hur dubbel bokföring går till kan vi ta följande exempel:
Du driver en skobutik och säljer ett par skor för 1 000 kr. Detta ska registreras i ditt kassakonto, på debitsidan eftersom det är pengar som kommer in till företaget.
| KASSA - Konto 1910 |
| Transaktion |
Debet |
Kredit |
| Försäljning av skor |
1000 |
i |
Denna transaktion registreras sedan på kontor för försäljning, men då på kreditsidan eftersom det är en utgående försäljning.
| FÖRSÄLJNING - Konto 3010 |
| Transaktion |
Debet |
Kredit |
| Försäljning av skor |
i |
1000 |
Nu har du bokföring denna transaktion och därmed skapat en s k bokföringsorder. Som du ser är samma summa registrerad på debet respektive kreditsidan.
| Konto |
Transaktion |
Debet |
Kredit |
| 1910 |
Försäljning av skor |
1000 |
i |
| 3010 |
Försäljning av skor |
i |
1000 |
Ekonomisk ordbok
Nedan finner du ett antal olika ekonomiska uttryck och finansiella nyckeltal som du kan komma att ställas inför i ditt företagande. Materialet är framtaget i ett samarbete mellan ALMI Företagspartner och Barbro Wallin. I vårt blankettarkiv hittar du en mer heltäckande ekonomisk ordlista.
Avkastning på eget kapital
Nyckeltalet visar vinsten på ägarens insatta kapital, alltså hur stor tillväxt företaget har på det egna kapitalet. Procentuellt bör avkastningen normalt överstiga 20 %.
Avkastning på eget kapital (%) = Resultat efter finansiella intäkter och kostnader / Justerat eget kapital
Avskrivning
Avskrivning görs på anläggningstillgångar, alltså sådana tillgångar som används eller innehas på mer permanent basis liksom maskiner, fastigheter och fordon, genom att anskaffningskostnaden fördelas över flera redovisningsperioder med hänsyn till tillgångens ekonomiska livslängd. Avskrivningen som görs i resultaträkningen är till för att inte enbart belasta rörelseresultatet under anskaffningsåret. För varje avskrivning minskar värdet på tillgången och blir till slut noll. Detta innebär dock inte att det inte finns något värde i tillgången, men bokföringsmässigt är tillgången uttjänad.
Balansräkning
Sammanställning av företagets samtliga tillgångar, skulder och eget kapital samt ställda säkerheter och ansvarsförbindelser. Företagets årsbokslut ska innehålla en balansräkning.
Break-even (Nollpunkt)
När omsättning och kostnader är lika stora och det inte blir vare sig vinst eller förlust.
Break-even (volym) = Fasta kostnader / Täckningsbidrag per st*
*Täckningsbidrag = Försäljningspris/st – Rörlig kostnad/st
Break-even (omsättning) = Fasta kostnader / Täckningsgrad*
*Täckningsgrad = Täckningsbidrag / Försäljningspris
Debiteringsgrad
Detta nyckeltal är värdefullt för dig som säljer tjänster. Nyckeltalet beskriver hur stor del av dina tillgängliga arbetstimmar som du debiterar, alltså tar betalt för. Som tjänsteföretagare kommer man inte att kunna debitera för all sin tid eftersom man även måste ta hänsyn till administration, försäljning, utbildning etc, dock kan man genom detta nyckeltal se hur stor del av ditt arbete som är direkt kopplat till försäljning av varor och tjänster.
Debiteringsgrad (%) = Debiterade timmar / Arbetade timmar
Eget kapital
Ett företags eget kapital är skillnaden mellan dess tillgångar och skulder.
Fasta kostnader
Kostnader som inte ändras när omsättningen eller antalet tillverkade enheter ökar eller minskar, t ex lokalhyra, personal, försäkringar och maskinkostnader. De fasta kostnaderna kan dock öka vid en ändring i produktionskapaciteten när man exempelvis måste bygga ut eller skaffa mer personal för att kunna producera ett större antal produkter eller tjänster.
Inkomst/Intäkt
En inkomst uppstår när ett företag säljer en vara eller tjänst, det är alltså företagets ersättning för varan eller tjänsten. En intäkt är en periodiserad inkomst, vilket innebär att inkomsten är fördelad till den aktuella perioden, t ex när varan levereras till kund. Skillnaden mellan de två begreppen är alltså att inkomsten uppstår när en vara eller tjänst säljs medan intäkten uppstår vid prestationstillfället.
Kapitalomsättningshastighet
Visar hur mycket kapital verksamheten kräver, alltså hur effektivt företaget använder sina tillgångar (kapital). Operativt kapital ger det renaste måttet eftersom det exkluderar finansiella placeringar som normalt inte har med rörelsen att göra.
Omsättningshastighet (antal gånger) = Intäkter / Summa tillgångar (kapital)
Kassaflöde
Kassaflödet visar företagets inbetalningar och utbetalningar under en viss period samt varifrån pengarna har kommit och vad de har använts till.
Kassalikviditet
Kassalikviditeten visar företagets förmåga att på kort sikt betala sina kortfristiga skulder. Kassalikviditeten rekommenderas att uppgå till 80 – 100 %.
Kassalikviditet = Omsättningstillgångar exkl varulager / Kortfristiga skulder
Lagrets omsättningshastighet
Årets varuförsäljning delat med genomsnittligt varulager. Hänsyn måste tas till att årsförsäljningen dels endast ska avse själva varuförsäljningen, dels att denna ska uttryckas i samma sort som varulagret, vanligtvis till inköpsvärde eller antal.
Lagrets omsättningshastighet = Kostnad för sålda varor/Anskaffningsvärdet på genomsnittligt lager
Lagrets omsättningshastighet = Försäljning/Försäljningsvärde av genomsnittligt lager
Lagrets omsättningshastighet = Försäljning/Anskaffningsvärde av genomsnittligt lager
Likvida medel
Pengar eller tillgångar som lätt kan omvandlas till pengar. Består av kassa samt pengar insatta på postgiro- och bankkonton. Ibland ingår även kortfristiga placeringar i aktier och andra värdepapper samt kortfristiga lånefordringar, förutsatt att de snabbt kan säljas mot kontanta medel. Likvida medel ingår i omsättningstillgångarna i balansräkningen.
Likviditet
Betalningsförmåga på kort sikt och avser normalt nyckeltalet kassalikviditet.
Kassalikviditet = Omsättningstillgångar förutom varulager och pågående arbeten / Kortfristiga skulder
Marginal/Pålägg
Påslag i kronor eller procent av försäljningspriset, används bl.a. i samband med prissättning av varor och tjänster. Marginalen kan beräknas på en produkt, en produktgrupp eller för hela företaget. Marginalen ska täcka de fasta kostnaderna, investeringar och företagets vinst.
| Försäljningspris (exkl moms) |
100 |
|
|
| Marginal i kr |
20 |
|
|
| Total varukostnad |
80
|
(Inköpskostnader 70 + Fraktkostnader 10) |
|
Marginal (%) = (Försäljningspris - Inköpspris) / Försäljningspris X 100
Produktivitet
Förhållandet mellan produktionen och de produktionsresurser man har. Ökad produktivitet betyder alltså att man kan producera mer med samma resurser.
Räkenskapsår
Avser tiden mellan två bokslutsår i ett företag. Räkenskapsåret ska omfatta 12 månader men kan vid rörelsens början eller vid omläggning av räkenskapsåret antingen vara kortare, dock minst nio månader eller utsträckas till högst 18 månader. Räkenskapsåret avslutas oftast den sista december men kan även avslutas den sista april, juni eller augusti, s k brutet räkenskapsår. Annan förläggning av räkenskapsår kräver särskilt tillstånd.
Rörelsemarginal
Resultat efter avskrivningar men före finansnetto i procent av omsättningen. Rörelsemarginalen visar hur stor del av omsättningen som blivit över sedan alla kostnader exklusive räntor och skatt är täckta. Eller hur stor del av varje omsättningskrona som årets verksamhet ger i vinst sedan alla kostnader utöver räntor och skatt har betalats.
Rörliga kostnader
Kostnader som ökar eller minskar när den producerade eller sålda mängden ökar/minskar, dvs är direkt beroende av försäljnings- eller produktionsvolymen. Till exempel kostnader för råmaterial.
Soliditet
Nyckeltalet syftar till att mäta företagets betalningsförmåga och uthållighet på längre sikt, alltså hur stabilt företaget är. Det visar hur stor del av företagets tillgångar som företaget har kunnat finansiera med eget kapital. Ju högre andelen eget kapital är, alltså egna inte lånade pengar, desto bättre är soliditeten. Låg soliditet innebär att företaget är sårbart och lätt kan hamna i en krissituation även vid en mindre resultatförsämring. En hög soliditet gör det lättare för företaget att få lån. Ju högre affärsrisk desto viktigare är det att företaget har en stark soliditet. Om soliditeten understiger 15 % (alltså att företaget är belånat till 85 % av sitt totalkapital) och utvecklingen över tiden dessutom är negativ, är företaget normalt inne på en farlig väg.
Soliditet (%) = Eget kapital / Summa tillgångar
Tillgångar
Med tillgångar menas värdet på företagets resurser, eller förmögenhet, och kan bl a bestå av fordringar, egendom och banktillgodohavanden, dvs pengar som är insatta på bank- eller postgirokonto.
Täckningsbidrag/Täckningsgrad
Täckningsbidrag: Överskott i kronor som en produkt, avdelning, verksamhet mm lämnar för att täcka gemensamma kostnader.
Täckningsgrad: Överskott i procent som en produkt, avdelning, verksamhet mm lämnar för att täcka gemensamma kostnader.
Genom att följa och analysera företagets täckningsgrad kan man se hur inköpskostnader/direkta produktionskostnader utvecklas i förhållande till intäkterna.
Täckningsgrad (%) = Täckningsbidrag* / Försäljningspris
* Intäkter - Inköpskostnader/Direkta produktionskostnader
Utgift/Kostnad
Utgifter uppstår när inköpta varor och tjänster betalas. Om delar av utgiften avser en viss period så ska den bokföras som kostnad under denna period. Enligt periodiseringsprincipen resultatredovisas transaktioner och händelser när de inträffar och inte när likvida medel erhålls eller erläggs. Man har alltså en utgift när man betalar för inköp av resurser och en kostnad när dessa resurser förbrukas.
Vinstmarginal
Vinstmarginalen visar hur stor del av omsättningen som blivit över sedan alla kostnader exklusive skatt är täckta. Eller hur stor del av varje omsättningskrona som verksamheten ger i vinst sedan alla normala kostnader täckts. Det finns många olika sätt att räkna ut ett företags vinstmarginal. Därför bör man vara uppmärksam på vilken metod ett företag har använt för att en jämförelse ska fungera.
Vinstmarginal (%) = Vinst efter finansiella intäkter och kostnader / Omsättning
Allmän information • Affärsplan • Att tänka på • Branschguider • Budget • Bygga varumärke • Checklista • Du som företagare
Ekonomi • Franchising • Kompanjonavtal • Kooperativt företagande • Kundbehov • Marknadsbedömning • Målsättning
Nätverk • Offentlig upphandling • Prissättning • Produkten/tjänsten • Riskanalys
Tidsplan • Vad innebär det att vara företagare • Vad är en idè? • Visioner • Vård och omsorg
